Vol.59 新社会人オススメ！スケジュールの立て方

僕が7年間不動産業界で営業マンとして勤めていた時に実施していたスケジュールの立て方を紹介したいと思います。新人の頃から実践していて、自分としてはかなり良いスケジュール構築なのではないかと思っています！！

スケジュールを立てる時に、僕がまずやることは、以下のようにスケジュールを大きく分類することです。

上記の4つにたいしてどういった内容でスケジュールを立てるのか、以下に示します。

➀1年間のスケジュールを設定する

年度始めに、今年度やりたいことを紙に書き出します。新規で取り組むこと、継続で取り組むことを分けて書き出します。継続で取り組むことは、既に実施済み事項の継続なので、年間のルーティーンとしてスケジュールを組みます。新規で取り組みたいことは、今年度中に何をどこまで達成するのかを決めて、スケジュールを組みます。

私の場合、新しいことに取り組むときは、スケジュールを立てる際に、Excelを使用して、

横軸：時間軸　

縦軸：取り組み内容とその達成度

として、時間軸を左から右、項目を上から下という感じで作成していました。

新しく取り組むことは、ルーティーン業務に埋もれて取り組むことが遅れがちなので、新規業務だけでスケジュールを詳細に作ります。毎週見直して、進捗を確認し直すことがおすすめです。

年間のスケジュールが組めたら、そこに数値目標を落としていきましょう。「いつまでに何をどれだけやるのか」どれだけの部分は営業マンにとって非常に大切な要素となります。

➁毎月のスケジュールを作成する

次は、月毎のスケジュールを作成します。先ほどの、1年間のスケジュールを月ごとのスケジュールに大まかでいいので落としてみましょう。毎月の達成目標が決まります。

また、年間スケジュールが公表されている会議やイベント、打合せの日程を月毎のスケジュールへ記載します。そうすることで、月の予定がスケジュール表にある程度示されると思います。

　ここで、➀で取り上げた「新規で取り組むこと」をスケジュールに書いてみましょう。先ほど、月毎に達成目標を決めました。決まった毎月の目標を達成するために、この段階で空いているスケジュールを利用して、「何をどこまでやるのか」メモ書き程度でいいので書き出すことで、次の週間スケジュールを立てる際に役立ちます。

➂週間スケジュールを立てる

➁をさらに細分化し、1週間のスケジュールを立てます。月、火、水、木、金の5日間を如何に効率的に実のあるものとして使うのか。ここで世間一般的に言われる要領の良さみたいなものが発揮される気がします。

既に➁で会議など定期的な予定が入っている日は、1日事務所で勤務するようにします。これは、後で書きたいと思いますが、上司や事務員さんなど業務で関係がある人たちとコミュニケーションをとる機会を創出するためです。外に出ている自分の困りごと・今取り組んでいることを共有しましょう。知ってもらうことで、営業マンとしての自分を知ってもらいましょう。事務所で勤務する日は、1週間のうち最低でも1日は設けてください。ビジネスは、毎日のように変化しています。最低でも1週間に1度は、情報共有をしないとどんどん遅れていってしまいます。現状を共有し、課題解決をする糸口を見つけましょう。

また、新規で取り組むことや数字が関係してくる目標の進捗を確認する機会としましょう。毎週自分の進捗を見直すことで、遅れを取り戻すことができます。見直しのスパンが長くなればなるほど、遅れを取り戻すことができなくなります。

➃1日のスケジュールを立てる

最後に、1日のスケジュールの立て方を紹介します。

私の場合、1日のスケジュールは、

ＡＭ：アポイント1件

午後：午後イチでアポイント1件

夕方：アポイント1件

夜　：アポイント1件(どうしても必要であれば)

上記のようなスケジュールを立てていました。

これは、契約数を伸ばすために力を入れて行うアポイントのみです。

書類を届けるとか、割と肩の力を抜いて行えるようなアポイントは、この隙間時間で移動可能ならば、ちゃちゃっと終わらせてしまいます。

優先順位が低ければ、近くでアポイントがあった時に立ち寄れば問題ありません。

常に、優先順位を付けてアポイントを取るようにしましょう。

またアポイントが被ったときは、自分が本当に必要だと思うアポイントを優先しましょう。また、他のメンバーや協力会社の人に任せましょう。

任せたときの借りは、他のところで返せば大丈夫です。

皆が同じベクトルで仕事をしているはずなので、理解していただけますよ。

最後に、毎日の業務を振り返る時間を必ず取ってください。1日5分とかでも構いません。

ここで、補足事項となりますが、「営業マンは事務所にいない方がいいのか」ということに触れたいと思います。

結論からすれば、「いる時間も必要」と考えています。

私は、社会人5年目くらいまでは、事務所に行くのが嫌でした。

事務所に行くと、

・上司に声をかけられてめんどくさい

・事務員さんから余計な仕事を頼まれる　など

僕は、この2点が非常に嫌でたまらなかったので事務所へ行くのは、18時以降にしていました。事務員さんや、上司が帰った後で、事務作業を進めるように自分のスケジュールを構築していました。

しかし、社会人6年目になり後輩の指導をすることになったことがきっかけで考え方が変わります。新人の指導をするということは、指導をしながら残業をさせないということです。

定時には事務所へ戻り、その日の振り返りをします。明日の業務の確認も行います。そうすることで、毎日16時に事務所へ帰るようになりました。定時までの時間を利用して、新規で取り組むことの確認や、懸念事項を上司と相談することができるし、ルーティーン業務の懸念事項や頼みごとを事務員さんへ依頼することができました。顔を合わせないと話し合えないようなことが、新人に残業をさせないために定時までに事務所へ戻ることで可能となりました。アポイント対応する件数は減るかもしれませんが、その分企画力を高め、人に動いてもらえるような仕組みを考える時間としました。

結果的に僕は、7年目に営業マン兼企画担当者としてイベント企画や仕組み構築をしながら営業をすることとなりました。しかし、事務所にいる時間は増えたものの、スケジュール管理をきちんとすることで数字はむしろ向上しました。

外を出歩いていることが良い営業マンという時代は終わったと思います。汗水垂れ流して営業する時代ではありません。いかに効率的に顧客を獲得するか頭を使って考える時代になりました。

皆さんもまずはスケジュール管理を正しく行い、goodなビジネスパーソンを目指してください。